Les points névralgiques d'un chantier sont le coût initial, les frais supplémentaires, le délai et la cohabitation ! Cet article s'intéresse avant tout aux interactions humaines. Elles influencent la cohabitation mais surtout le délai. Par conséquent, elles influencent directement le montant des Pénalités de retard en fin de travaux ainsi que le surcoût pour le Mandataire si cela excède les pénalités.
Si on vous a passé un marché de travaux, n'hésitez pas à inclure les 5 conseils suivants qui travaillent sur la gestion humaine afin de limiter les retards qui y sont liés.
Résumé :
- Connaître vos limites dans le travail,
- Ecouter et creuser ce qu'a voulu dire votre interlocuteur ou interlocutrice sans a priori
- En reformulant avec vos mots pour être sûr.e,
- En questionnant sur l'intention derrière,
- En interprétant le moins possible,
- Poser un Cadre dès le début du chantier avec les autres acteurs ou actrices du chantier pour que tout le monde se sente entendu et respecté tout en établissant des règles :
- Vos limites et besoins,
- Leurs limites et besoins,
- Le respect du contrat,
- Faites appel à une personne qualifiée (Formation, facilitation, Coaching)
Un chantier géré humainement c'est 50% des retards gérés d'après une dizaine d'ingénieurs MOE.
La prévention des conflits sur un chantier
Que vous soyez Maître d'œuvre, Maître d'ouvrage, OPC, Mandataire, Prestataire vous pourrez trouver ci-dessous des ressources qui sortent du cadre contractuel et rentrent dans le domaine de la gestion humaine.
Le cadre
Pourquoi le Cadre ?
Il est primordial d'instaurer le dialogue dès le début du chantier ainsi que des limites. La mise en place d’un cadre coconstruit le permet.
Pourquoi « coconstruit » ?
Car les différents acteurs du chantier sont entendus et donc prennent part plus facilement à la mise en application. C’est simple : Vous quand on vous impose quelque chose, êtes-vous assidu à le respecter ?
Préciser ce que nous voulons dire, ainsi que nos intentions et nos attentes, améliore la compréhension. Cela favorise un travail plus cohérent, même lorsque les intérêts divergent.
Faites de même avec les propos de votre interlocuteur ou interlocutrice : creusez la signification de leurs propos, leurs besoins et leurs attentes. Plus les échanges sont clairs, plus la confiance s’installe. Vous accédez alors plus rapidement aux informations de vos collaborateurs, ce qui facilite une réponse collective.
Exemple : La communication est peu fluide, le responsable du lot électricité attend le dernier moment pour vous dire que la livraison de ses câbles BT aura du retard, vous êtes pris au dépourvu et ne pouvez plus réarranger le planning.
Le cadre aurait permis : Dès le début du chantier, vous auriez pu fixer une règle "signaler tout retard au plus tôt". Le responsable aurait alors pu accepter, à condition de rester décisionnaire sur son lot.
Que met-on dans le Cadre ?
- Le respect des points spécifiques importants du contrat
- Les besoins de chacun ou de chacune. Exemple :
- "Il est important pour moi d'être le plus transparent possible. Même lorsque le délai est en jeu car cela permet de réagir en collaboration face à des imprévus."
- "Il est important pour moi que nous fassions preuve de concision. Nous connaissons tous nos métiers respectifs donc une explication la plus claire et concise permet à chacun et chacune d'obtenir l'information sans perdre de temps. Je trouve que dans des réunions longues, nous finissons par ne plus nous écouter."
- "Il est important pour moi de faire preuve de respect. Nous sommes tous ici dans un contexte de travail, donc garder un vocabulaire adapté, exprimer ses différences d'opinion sans être grossier ou insultant est significatif pour garder une bonne entente."
- Les contraintes autres que celles contractuelles : Délai et fréquence des réunions, utilisation des espaces communs,...
Temps à y consacrer ?
Nul besoin de passer plus d'une heure sur le sujet. L’objectif est d’identifier les besoins de chaque partie. Il s’agit aussi d’explorer ce qui se cache derrière les mots employés.
Exprimer des besoins et non vos impressions
Si vous êtes fatigué par certaines situations ou personnes, exprimez clairement les changements souhaités. Expliquez également les raisons de ces besoins.
Appuyez-vous sur la communication non violente :
- Parler de vos ressentis et de faits,
- Ne présumez pas des intentions de la personne en face,
- Une émotion dure quelques secondes autorisez-vous à la ressentir puis communiquez ensuite avec votre interlocuteur.
Faire appel à une professionnelle spécialisée travaux
Vous n'êtes pas à l'aise à appliquer les conseils ci-dessus, faites appel à un ou une professionnelle :
La coach
Dans le cas d'un conflit ouvert entre deux personnes ou deux entités distinctes, il peut être organisé un coaching ponctuel afin que chacune des parties ait l'espace pour exprimer son ressentie et donc réouvrir au dialogue.
La facilitatrice
La facilitation : Une personne peut prendre ce rôle dès le début du chantier pas pour apporter des connaissances terrain mais pour accompagner à fluidifier la communication ou être présente aux dates clefs du chantier.
La négociation en cours de chantier
N'ayez pas peur de la négociation avant la fin des travaux. Restez à l'écoute des besoins du Mandataire. Par exemple en cas de :
- Blocage du chantier dont le délai a un impact financier important pour le Maître d'œuvre,
- Raccourcissement du délai d'une des phases du chantier pour des raisons politiques ou de coactivité,
- ...
Restez ouvert à ce qui est réellement dit. Évitez de vous focaliser sur vos craintes personnelles. Vous pourrez ainsi proposer des solutions plus adaptées.
Je ne vous dis pas là de faire confiance aveuglément mais d’écouter réellement ce qui est dit et sans être dans l'interprétation. Revenez le plus possible aux choses factuelles, faites reformuler à votre interlocuteur ou interlocutrice et n’hésitez pas avec vos mots à préciser pour vérifier la compréhension et l'intention.
Se former à la communication efficace adaptée aux travaux
Vous voulez aller plus loin et former vos équipes ou vous-même à une communication plus efficace pour gagner en fluidité et en performance. Cela vous permettra, in fine, de réduire les risques de retard sur les chantiers et d'apaiser les tensions en cas d'imprévu :
- Retard à la livraison,
- Montant supplémentaire de travaux.
La communication est une vraie science qui s'acquiert. Lorsque les mêmes difficultés se répètent, l’expérience terrain peut renforcer certains réflexes. Cela peut aussi vous enfermer dans des schémas peu efficaces. N'hésitez pas à vous entourer de quelqu'un de professionnel dans le domaine et qui connaît les contraintes de votre secteur d'activité.
Alors contactez-moi ou venez en savoir plus ici.
La flexibilité au jour le jour
Ecoute
L'écoute active est primordiale pour éviter la perte du dialogue.
Qu'est-ce que l'écoute dite "active" ?
C'est entendre une action à réaliser derrière les mots de votre interlocuteur ou interlocutrice.
De même que dans le paragraphe sur vos besoins, essayez de comprendre ce que tente de vous dire la personne en face.
Par exemple : Lors d'un suivi de chantier, j'ai pu travailler avec un informaticien pour l'écriture du script de fonctionnement des machines. Il était devenu fermé au dialogue, car par souci de rapidité, je le coupais rapidement pour lui exprimer mon besoin et n'étais plus à l'écoute. Je l’ai laissé s’exprimer sur le travail réalisé. Ensuite, je lui ai fait part des changements souhaités. J'ai au final gagné du temps en l'écoutant car je ne pouvais pas passer outre la personne humaine que j'avais en face de moi.
Adaptation
S'adapter aux différents acteurs et actrices du chantier que vous avez en face de vous. C'est à dire mettre en œuvre des solutions vis-à-vis des demandes raisonnables effectuées par les différents acteurs du chantier tout en respectant vos limites et votre cadre.
Conclusion :
Une nouvelle habitude met 3 jours pour ne plus être énergivore, 3 semaines pour s'installer et 3 mois pour faire partie de votre quotidien.
Mettez en place de nouveaux exercices pratiques. Ils ne seront pas naturels au début, mais ils vous permettront d’obtenir des réactions différentes.
Une grande partie des retards se traite à la source. La responsabilisation et l’écoute permettent d’améliorer le résultat financier.
